Tupoksi Administrasi Persuratan dan Pengarsipan

Tupoksi Administrasi Persuratan dan Pengarsipan. Salah satu titik lemah administrasi di satuan pendidikan adalah bagian pengarsipan, karena masih banyak pengelola satuan pendidikan yang menganggap sepele hal tersebut.

Ada satu ciri yang dapat kita lihat dari suatu manajeman administrasi yang baik manakala sistem pengarsipannya baik dan sebaliknya manajemen administrasi suatu intansi/lembaga itu tidak baik manakala manajemen pengarsipannya acak-acakan.

Arsip sendiri adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK/digitalisasii yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Tupoksi Administrasi Persuratan dan Pengarsipan

Sekolah adalah lembaga yang tiap tahunnya mengeluarkan dokumen hukum yang sangat penting seperti ijazah, raport ,surat kelulusan dan dokumen siswa lainnya yang harus di kelola dengan hati-hati, dan terjaga dengan sebaik-baiknya, karena dokumen itu harus tetap ada selamanya. Sering terjadi karena kelalaian pengarsipan dokumen tersebut berakibat hukum yang fatal.

Jika kita cermati Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan dan pengelolaan Arsip. Arsip pada lembaga pemerintahan terdiri dari 3 aspek, yakni;

Aspek Hukum. Dokumen -dokumen seperti ijazah, raport, akte pendirian dan ijin satuan pendidikan dll yang berkaitan dengan hukum dan disimpan dalam jangka waktu yang panjang (selamanya)
Aspek Peraturan Perusahaan. Misalnya kuitansi dan laporan keuangan dan pengelolaan dana. Biasanya disimpan untuk jangka waktu yang panjang, sebagaimana peraturan perusahaan.
Aspek Administratif. Misalnya data pegawai, data siswa, surat lamaran, surat penawaran,dll yang disimpan selama masih memiliki nilai administratif.

Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi (Wikipedia.org)

Arsip berisi sumber-sumber utama yang terkumpul selama masa hidup suatu individu atau lembaga/organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau lembaga/organisasi tersebut.

Dikarenakan banyaknya dokumen yang dibutuhkan dan dikelola oleh satuan pendidikan, maka penyimpanan dokumen harus bisa ditata dengan baik dan benar, sehingga diperlukan tenaga administrasi persuratan dan pengarsipan yang handal

Berikut ini tupoksi administrasi persuratan dan pengarsipan di satuan pendidikan sebagaimana di uraikan dalam buku panduan kerja tenaga administrasi sekolah/madrasah yang di keluarkan oleh kementrian pendidikan dan kebudayaan (2017)

Pelaksana Urusan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan

Program Harian

Mengisi buku kegiatan harian.
Mengagendakan surat masuk dan keluar.
Meneruskan desposisi surat masuk.
Membuat surat dinas.
Membuat surat undangan.
Membuat surat edaran.
Membuat surat tugas.
Membuat SPPD.
Membuat surat pengantar.
Membuat surat keterangan.

Program Mingguan

Mengklasifikasi surat dan sifat surat.
Mengarsip surat di file surat sesuai kode.

Program Bulanan

Membauat surat pernyataan.
Membuat berita acara.

Program Tahunan

Membuat program kerja.
Membuat laporan.

Download Contoh format Tugas Tenaga Administrasi Persuratan dan Pengarsipan

Contoh Buku Kegiatan Harian Pelayanan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan
Contoh Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar
Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Contoh Surat Dinas
Contoh Surat Undangan
Contoh Surat Edaran
Contoh Surat Tugas 1
Contoh Surat Tugas 2
Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas
Contoh Surat Pengantar 1
Contoh Surat Pengantar 2
Contoh Surat Keterangan
Contoh Surat Pernyataan
Contoh Berita Acara
Contoh Program Kerja Pelaksana Urusan Persuratan dan Pengarsipan

Atau silahkan Download contoh form diatas pada link berikut ini :

Download Contoh form ADM Persuratan dan Pengarsipan

Demikian rangkaian tugas pokok dan fungsi /tupoksi Administrasi Persuratan dan Pengarsipan, semoga bermanfaat.

Tupoksi tenaga TU/administrasi sekolah lainnya bisa anda cek dilink dibawah ini :

Sumber referensi :

Kementrian pendidikand an kebudayaan.2017.Panduan kerja Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah.Jakarta.Direktorat PTK Dikdasmen
Azis Rosmiaty (2016).Pengantar Administrasi Pendidikan.SIBUKU.Yogyakarta